Comité de Parents du Réseau Centre
RÉGIE INTERNE
Amendé et adopté le 20 octobre 2008
Tables des matières
DÉFINITIONS
CHAPITRE 1 – Le comité de parents du réseau
1.1 Composition
1.2 Convocation
1.3 Calendrier et lieu des réunions
1.3.1 Calendrier des réunions
1.3.2 Lieu des réunions
1.4 Quorum
1.5 Rôle du comité de parents du réseau
CHAPITRE 2 – L’exécutif du comité de parents du réseau
2.1 Définition
2.2 Composition
2.3 Mandat de l’exécutif
2.4 Rôle et fonctions des membres
2.4.1 Président
2.4.2 Vice-président
2.4.3 Trésorier
2.4.4 Représentants au Comité central de parents de la CSDM
2.4.5 Représentants de quartier
2.4.6 Secrétaire administratif
CHAPITRE 3 – Les règles de fonctionnement
CHAPITRE 4 – Élection des membres de l’exécutif du comité de parents du réseau
4.1 Date et lieu
4.2 Formation de l’exécutif
4.3 Réglementation concernant les élections
4.3.1 Conditions d’éligibilité
4.3.2 Procédures d’élection
4.3.3 Élections
4.3.4 Procédure de vote
4.4 Représentants à l’exécutif
4.4.1 Exclusion
4.4.2 Remplacement de poste vacant
CHAPITRE 5 – Les sous-comités
5.1 Formation
5.2 Rapport des sous-comités
CHAPITRE 6 – Politique des dépenses et pouvoirs bancaires
6.1 Frais de déplacement
6.2 Autorisation des dépenses
DÉFINITIONS
Loi : La loi sur l’Instruction publique « LIP ».
Comité de parents : Le comité de parents du réseau (CPR).
Représentant : Le parent choisi par les parents de son école pour les représenter au sein du comité de parents.
Substitut au représentant : Le parent choisi par les parents de son école pour remplacer le représentant aux réunions du comité de parents, en cas d’absence de celui-ci.
Parent : Le père, la mère ou le titulaire de l’autorité parentale ou, à moins d’opposition de ce dernier, la personne qui assume la garde légale de l’élève.
Commission scolaire : La commission scolaire de Montréal (CSDM).
Exécutif : L’exécutif du comité de parents du réseau.
Instance : Les différents paliers de la structure de participation des parents.
Représentant de quartier : Le représentant élu par les représentants des conseils d’établissement de son quartier pour les représenter au sein de l’exécutif du comité de parents du réseau.
CÉ : Conseil d’Établissement
OPP : Organisme de Participation des Parents
CPR : Comité de Parents du Réseau
CCP : Comité Central des Parents
FCPQ : Fédération des Comités de Parents du Québec
CGTSIM : Comité de Gestion de la Taxe Scolaire de l’Île de Montréal
CHAPITRE 1 – Le comité de parents du réseau
1.1 Composition
Le comité de parents du réseau est composé du représentant des parents de chacune des écoles du réseau. Le réseau Centre regroupe 30 écoles primaires dont 5 avec une annexe, 5 écoles secondaires.
Si chaque école élit un représentant, le CPR-Centre sera donc formé de 35 représentants.
1.2 Convocation
Dans le cas d’une réunion régulière, le président du CPR-Centre doit convoquer les membres par écrit, au moins 7 jours avant la tenue de la réunion.
La convocation doit indiquer le lieu, la date et l’heure de la réunion ainsi que le projet d’ordre du jour.
Dans le cas d’une réunion d’urgence, un délai de 24 heures est requis et la convocation peut être verbale.
1.3 Calendrier et lieu des réunions
1.3.1 Calendrier des réunions
Le calendrier des réunions régulières, pour l’année du mandat des représentants, est adopté lors de l’assemblée du mois d’octobre
N.B. : La réunion du mois d’octobre se divise en deux parties : une période d’information et une période réservée à l’élection des membres de l’exécutif du Comité de parents du réseau. L’ordre du jour doit aussi prévoir l’adoption des procédures d’élection.
1.3.2 Lieu des réunions
Normalement, les réunions doivent se tenir dans les locaux du réseau ou de la commission scolaire. (LIP, art. 194)
1.4 Quorum
Le quorum est respecté lorsqu’il y a la moitié des personnes physiques élues au comité plus un.
1.5 Rôle du comité de parents du réseau
· Adopter la régie interne avec ou sans modifications ;
· Procéder à l’élection des membres de son exécutif et en déterminer le mandat ;
· Déterminer les orientations du comité de parents du réseau ;
· Informer les parents des conseils d’établissement de son réseau ;
· Faire le lien entre les parents des conseils d’établissement et les autres instances ;
· Référer au Comité central de parents de la CSDM, à la direction du réseau, aux commissaires ou à toute autre personne-ressource, tous les sujets sur lesquels les membres du comité de parents désirent recevoir de l’information ;
· Transmettre au comité central de parents de la CSDM, les avis, suggestions et/ou recommandations des parents des conseils d’établissement de son réseau.
· Donner son avis à la commission scolaire sur toute question qu’elle est tenue de lui soumettre (LIP, art. 192) ;
· Former des sous-comités, préciser l’objet et la durée de leur mandat, recevoir leur rapport après la présentation au comité exécutif.
CHAPITRE 2 – L’exécutif du comité de parents du réseau
2.1 Définition
L’exécutif est élu pour administrer et diriger les activités du comité de parents sur le plan général. Il est l’instance de leadership et de coordination du CPR.
2.2 Composition
L’exécutif est composé du président, des représentants au Comité central de parents, des représentants de quartiers. Le vice-président et le trésorier du comité de parents sont choisis parmi les membres élus au sein de l’exécutif.
2.3 Mandat de l’exécutif
· Être le porte-parole du comité de parents auprès de la direction du réseau, du Comité central de parents et des commissaires du réseau ;
· Sélectionner et recommander l’engagement du secrétaire, déterminer son plan de travail ;
· Préparer les réunions régulières et spéciales du comité de parents ;
· Administrer le budget du comité de parents et faire rapport ;
· Déterminer la somme qui devra être prévue au budget de fonctionnement afin de rembourser, sur présentation de pièces justificatives, les frais de déplacement des membres de l’exécutif et plus particulièrement ceux du président lorsqu’il représente le comité de parents en dehors des réunions ou de l’exécutif ;
· Former des sous-comités, préciser l’objet et la durée de leur mandat, recevoir leur rapport et décider de leur présentation au comité de parents ;
· Désigner les représentants au congrès, colloques, comités d’étude, etc., si le délai à respecter ne permet pas de référer la nomination au comité de parents ;
· Recevoir les requêtes de conseils d’établissement, les étudier et, s’il y a lieu, y donner suite ;
· Stimuler l’intérêt des membres et des parents des conseils d’établissement dans leur fonctionnement et s’assurer de leur représentation au sein du comité de parents ;
· Exécuter les opérations normales et quotidiennes ainsi que prendre les décisions à l’intérieur de sa juridiction entre les réunions régulières du comité de parents ;
· Sur une question demandant une réponse très rapide, la présidence pourra consulter les membres du comité exécutif par courriel ou conférence téléphonique ;
· Assurer un suivi aux propositions, décisions et orientations du comité de parents.
2.4 Rôle et fonctions des membres
2.4.1 Président
· Convoque les réunions du comité de parents ;
· Prépare les projets d’ordre du jour des réunions de l’exécutif ;
· Préside les réunions et dirige les débats ;
· Supervise les activités générales du comité de parents;
· Représente le comité de parents dans ses actes officiels ;
· Exprime, en cas d’égalité des voix, un vote prépondérant sur les propositions ;
· Signe les procès-verbaux et les rapports financiers, après leur adoption ;
· Fait partie d’office de tous les comités ;
· Veille à l’exécution des règlements et voit à ce que chaque membre de l’exécutif s’occupe de sa charge avec soin ;
· Est le supérieur immédiat du secrétaire ;
· Doit à la fin de son mandat, d’office, transmettre à son successeur, tous les documents ou biens appartenant au comité de parents et qui étaient sous sa responsabilité.
2.4.2 Vice-président
· Remplace le président en son absence ;
· Travaille conjointement avec le président.
2.4.3 Trésorier
· Perçoit tous les argents et fait tous les déboursés autorisés par le comité de parents ;
· Présente, à chaque réunion de l’exécutif, l’état exact des finances du comité de parents du réseau ;
· Dépose tous les fonds qu’il a en main dans une institution bancaire désignée par le comité de parents ;
· Est cosignataire avec deux autres personnes, dont au moins un membre du comité de parents du réseau, de toutes les transactions bancaires ;
· Prépare le rapport financier qui doit être soumis, pour adoption, aux membres en même temps que le rapport annuel ;
· Prépare les prévisions budgétaires ;
· Doit d’office, à la fin de son mandat, transmettre à son successeur tous les documents et biens appartenant au comité de parents et qui étaient sous sa responsabilité.
2.4.4 Représentants au Comité central de parents de la CSDM
· Représentent le comité de parents du réseau ;
· Consultent le comité de parents du réseau et rendent compte de leurs prises de position ;
· Informent le comité central de parents sur les activités du comité de parents ainsi que sur les besoins perçus de l’ensemble des parents au niveau du réseau, avec le souci d’identifier les problèmes d’intérêt général ;
· Informent le comité de parents sur les activités du comité central de parents et assurent la collaboration nécessaire entre eux ;
· Assurent la diffusion de l’information ;
· Informent le comité de parents du réseau afin que celui-ci prenne une position plus éclairée lors des consultations du comité central de parents.
2.4.5 Représentants de quartier
· Doivent promouvoir la participation des membres de leur quartier aux réunions en leur téléphonant avant chaque réunion pour leur rappeler la date de la réunion et pour s’informer des réalisations de chacun des conseils d’établissement ;
· Doivent être disponible pour aider les représentants des conseils d’établissement de leur quartier ;
· Doivent transmettre les attentes des parents de leur quartier ;
· Animent des ateliers lors des réunions du comité de parents, s’il y a lieu ;
· Accueillent les représentants de leur quartier lors des réunions du comité de parents ;
· Représentent les conseils d’établissements de leur quartier lors des réunions de l’exécutif du comité de parents.
2.4.6 Secrétaire administratif
· Rédige les convocations, les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions ;
· Rédige et expédie la correspondance et en garde une copie dans les archives ;
· Apporte aux réunions, la documentation nécessaire à l’étude des points à l’ordre du jour ;
· Fournit aux parents du réseau de l’information sur les sujets qui lui sont soumis en y répondant lui-même ou en référant les parents à la personne qui pourra le mieux leur répondre ;
· Doit d’office, à la fin de son mandat, transmettre à son successeur tous les documents et biens appartenant au comité de parents et qui étaient sous sa responsabilité.
N.B. : Le secrétaire administratif n’a pas droit de vote puisqu’il n’est par un membre élu mais engagé par le comité central de parents, sur recommandation du CPR ou de son exécutif.
CHAPITRE 3 – Les règles de fonctionnement
Pour un bon fonctionnement du comité de parents, la discipline individuelle et collective est indispensable.
3.1 Les réunions régulières du comité de parents doivent débuter à l’heure mentionnée sur l’avis de convocation, habituellement à 19h30.
3.2 L’ordre du jour peut être revu à 22h00 et certains articles reportés à la réunion suivante, s’il y a lieu.
3.3 À moins d’urgence*, un représentant qui veut présenter une proposition doit en aviser les membres du comité de parents lors de la réunion précédente. L’annonce de la proposition sera reçue au point « Avis de proposition » prévu à l’ordre du jour de chacune des réunions.
Cette proposition devra parvenir au secrétariat des parents du réseau durant la semaine suivante. Dès que le comité de parents recevra la proposition, elle sera inscrite à l’ordre du jour de la prochaine réunion exécutive, le texte de la proposition sera annexé au projet d’ordre du jour pour en permettre l’étude et, s’il y a lieu, la consultation des parents des conseils d’établissement par leur représentant au comité de parents.
* Les membres du comité de parents décident s’il y a urgence.
3.4 Si les représentants désirent porter à l’attention du comité de parents des sujets pouvant amener une discussion et/ou une recommandation, ils devront en aviser, si possible, le secrétariat du comité de parents du réseau au moins sept (7) jours avant la tenue de la réunion, afin de le prévoir à l’ordre du jour.
3.5 Le point « Divers » à l’ordre du jour de chaque réunion ne sert qu’à permettre la diffusion de courtes informations d’intérêt général. CES SUJETS NE DEVRAIENT JAMAIS ENTRAÎNER DE DISCUSSION.
3.6 Les substituts aux représentants des conseils d’établissement sont invités aux réunions du comité de parents, ils ont le droit de parole, mais ne peuvent voter que lorsqu’ils remplacent leur représentant.
3.7 Les décisions sont prises à la majorité des membres qui votent. Si un représentant demande le vote secret, le président doit acquiescer à sa demande.
N.B. : Les membres qui s’abstiennent de voter ne sont pas considérés dans le calcul du vote. Cependant, le total des votes pour ou contre ne doit pas être inférieur au nombre d’abstentions. Si tel était le cas, la proposition deviendrait caduque.
3.8 Lors d’une même réunion, la révocation de toute résolution adoptée exige l’accord des deux tiers des votants.
CHAPITRE 4 – Élection des membres de l’exécutif du comité de parents du réseau
4.1 Date et lieu
Chaque année, entre le 1er et le 30 octobre, le président du comité de parents, ou le vice – président ou à défaut la direction du réseau, convoque au réseau, par écrit, les représentants des conseils d’établissement du réseau à une réunion, afin qu’ils élisent les membres de l’exécutif du comité de parents du réseau.
4.2 Formation de l’exécutif
Le comité de parents forme un exécutif composé de :
· 1 président, siège d’office à l’exécutif du Comité central de parents mais peut déléguer un autre membre au Conseil Central des parents.
· 3 autres représentants au Comité central de parents. (Parmi les 4 représentants au comité central de parents, il serait préférable que 2 proviennent du niveau primaire et 2 du niveau secondaire).
· 4 représentants de quartier
Le vice-président et le trésorier du comité de parents sont choisis parmi les membres élus au sein de l’exécutif, et si possible, parmi ceux siégeant au Comité central de parents.
Les représentants désignent également leur représentant à l’assemblée générale de la FCPQ, mais celui-ci ne fait pas nécessairement partie de l’exécutif du comité de parents.
4.3 Réglementation concernant les élections
4.3.1 Conditions d’éligibilité
· Avoir été élu au conseil d’établissement de son école par l’assemblée générale des parents.
· Avoir complété et signé un formulaire de mise en candidature ;
· Pour les postes de représentants de quartier, il faut être représentant d’une école du quartier pour lequel on pose sa candidature. Si un poste de représentant de quartier reste vacant, on comblera le poste en ouvrant les candidatures à l’ensemble des représentants.
Pour être représentant d’un ordre d’enseignement au CCP, il faut être représentant d’une école dudit ordre d’enseignement. Toutefois, si un poste reste vacant, les candidatures seront ouvertes à l’ensemble des représentants.
4.3.2 Procédures d’élection
4.3.2.1 Choix des officiers d’élection
L’assemblée choisit :
· Un président d’élection (sans droit de vote)
· Deux scrutateurs
· Un secrétaire d’élection
N.B. : Si les scrutateurs et le secrétaire d’élection sont des représentants des conseils d’établissement, ils conservent leur droit de vote.
4.3.2.2 Ordre d’élection
L’élection des membres du comité exécutif se fait comme suit :
· Élection de la présidence ;
· Élection des 3 autres représentants au Comité central des parents ;
· Élection des représentants de quartier ;
· Élection d’un substitut aux 4 représentants au CCP
· Élection du représentant à la FCPQ.
· Élection du vice-président et du trésorier parmi les membres siégeant à l’exécutif.
4.3.3 Élections
Le président d’élection :
· Reçoit les formulaires de mise en candidature dûment complétés et signés ;
· Procède à l’élection selon les procédures établies par les membres du comité de parents ;
· Proclame les élus.
N.B. : Les candidats peuvent demander le nombre de votes qu’ils ont reçus.
4.3.4 Procédure de vote
· Il y a vote si le nombre de mises en candidature dépasse le nombre requis pour chacun des postes à élire. Le président d’élection accordera à chaque candidat une période de trois (3) minutes pour son allocution. L’ordre des présentations se fera par tirage au sort.
· Le vote se fera au scrutin secret.
· Est élu, à chaque poste, le candidat qui obtient la majorité simple des voix.
Dans le cas d’égalité des voix, on procède à un autre tour de scrutin. Si l’égalité persiste, le président déclare élu le candidat que le tirage au sort favorise. Entre chaque tour de scrutin, on accordera un nouveau droit de parole aux candidats toujours en lice (une minute sera alors accordée).
Tout candidat défait à un poste peut poser sa candidature à un autre poste. Pour ce faire, il en avise verbalement le président d’élection.
N.B. : Avant chaque élection, les représentants peuvent décider d’ajouter à l’ordre du jour une période de questions aux candidats.
Une résolution des représentants décidera de la façon dont on disposera des bulletins de vote.
4.4 Représentants à l’exécutif
4.4.1 Exclusion
Un membre de l’exécutif peut être démis de ses fonctions par le comité de parents, sur recommandation de l’exécutif, après un total de trois (3) absences non motivées ou cinq (5) absences motivées aux réunions de l’exécutif ou aux réunions du comité de parents. Cependant, il est entendu que celui-ci demeure représentant au comité de parents.
De plus, pour des motifs très sérieux, le comité de parents peut démettre un membre de l’exécutif de ses fonctions avec l’accord du 2/3 des membres votants.
4.4.2 Remplacement de poste vacant
Le comité de parents doit combler les postes vacants dans les plus brefs délais.
CHAPITRE 5 – Les sous-comités
1.1 Composition
Le comité de parents du réseau est composé du représentant des parents de chacune des écoles du réseau. Le réseau Centre regroupe 30 écoles primaires dont 5 avec une annexe, 5 écoles secondaires.
Si chaque école élit un représentant, le CPR-Centre sera donc formé de 35 représentants.
1.2 Convocation
Dans le cas d’une réunion régulière, le président du CPR-Centre doit convoquer les membres par écrit, au moins 7 jours avant la tenue de la réunion.
La convocation doit indiquer le lieu, la date et l’heure de la réunion ainsi que le projet d’ordre du jour.
Dans le cas d’une réunion d’urgence, un délai de 24 heures est requis et la convocation peut être verbale.
1.3 Calendrier et lieu des réunions
1.3.1 Calendrier des réunions
Le calendrier des réunions régulières, pour l’année du mandat des représentants, est adopté lors de l’assemblée du mois d’octobre
N.B. : La réunion du mois d’octobre se divise en deux parties : une période d’information et une période réservée à l’élection des membres de l’exécutif du Comité de parents du réseau. L’ordre du jour doit aussi prévoir l’adoption des procédures d’élection.
1.3.2 Lieu des réunions
Normalement, les réunions doivent se tenir dans les locaux du réseau ou de la commission scolaire. (LIP, art. 194)
1.4 Quorum
Le quorum est respecté lorsqu’il y a la moitié des personnes physiques élues au comité plus un.
1.5 Rôle du comité de parents du réseau
· Adopter la régie interne avec ou sans modifications ;
· Procéder à l’élection des membres de son exécutif et en déterminer le mandat ;
· Déterminer les orientations du comité de parents du réseau ;
· Informer les parents des conseils d’établissement de son réseau ;
· Faire le lien entre les parents des conseils d’établissement et les autres instances ;
· Référer au Comité central de parents de la CSDM, à la direction du réseau, aux commissaires ou à toute autre personne-ressource, tous les sujets sur lesquels les membres du comité de parents désirent recevoir de l’information ;
· Transmettre au comité central de parents de la CSDM, les avis, suggestions et/ou recommandations des parents des conseils d’établissement de son réseau.
· Donner son avis à la commission scolaire sur toute question qu’elle est tenue de lui soumettre (LIP, art. 192) ;
· Former des sous-comités, préciser l’objet et la durée de leur mandat, recevoir leur rapport après la présentation au comité exécutif.
CHAPITRE 2 – L’exécutif du comité de parents du réseau
2.1 Définition
L’exécutif est élu pour administrer et diriger les activités du comité de parents sur le plan général. Il est l’instance de leadership et de coordination du CPR.
2.2 Composition
L’exécutif est composé du président, des représentants au Comité central de parents, des représentants de quartiers. Le vice-président et le trésorier du comité de parents sont choisis parmi les membres élus au sein de l’exécutif.
2.3 Mandat de l’exécutif
· Être le porte-parole du comité de parents auprès de la direction du réseau, du Comité central de parents et des commissaires du réseau ;
· Sélectionner et recommander l’engagement du secrétaire, déterminer son plan de travail ;
· Préparer les réunions régulières et spéciales du comité de parents ;
· Administrer le budget du comité de parents et faire rapport ;
· Déterminer la somme qui devra être prévue au budget de fonctionnement afin de rembourser, sur présentation de pièces justificatives, les frais de déplacement des membres de l’exécutif et plus particulièrement ceux du président lorsqu’il représente le comité de parents en dehors des réunions ou de l’exécutif ;
· Former des sous-comités, préciser l’objet et la durée de leur mandat, recevoir leur rapport et décider de leur présentation au comité de parents ;
· Désigner les représentants au congrès, colloques, comités d’étude, etc., si le délai à respecter ne permet pas de référer la nomination au comité de parents ;
· Recevoir les requêtes de conseils d’établissement, les étudier et, s’il y a lieu, y donner suite ;
· Stimuler l’intérêt des membres et des parents des conseils d’établissement dans leur fonctionnement et s’assurer de leur représentation au sein du comité de parents ;
· Exécuter les opérations normales et quotidiennes ainsi que prendre les décisions à l’intérieur de sa juridiction entre les réunions régulières du comité de parents ;
· Sur une question demandant une réponse très rapide, la présidence pourra consulter les membres du comité exécutif par courriel ou conférence téléphonique ;
· Assurer un suivi aux propositions, décisions et orientations du comité de parents.
2.4 Rôle et fonctions des membres
2.4.1 Président
· Convoque les réunions du comité de parents ;
· Prépare les projets d’ordre du jour des réunions de l’exécutif ;
· Préside les réunions et dirige les débats ;
· Supervise les activités générales du comité de parents;
· Représente le comité de parents dans ses actes officiels ;
· Exprime, en cas d’égalité des voix, un vote prépondérant sur les propositions ;
· Signe les procès-verbaux et les rapports financiers, après leur adoption ;
· Fait partie d’office de tous les comités ;
· Veille à l’exécution des règlements et voit à ce que chaque membre de l’exécutif s’occupe de sa charge avec soin ;
· Est le supérieur immédiat du secrétaire ;
· Doit à la fin de son mandat, d’office, transmettre à son successeur, tous les documents ou biens appartenant au comité de parents et qui étaient sous sa responsabilité.
2.4.2 Vice-président
· Remplace le président en son absence ;
· Travaille conjointement avec le président.
2.4.3 Trésorier
· Perçoit tous les argents et fait tous les déboursés autorisés par le comité de parents ;
· Présente, à chaque réunion de l’exécutif, l’état exact des finances du comité de parents du réseau ;
· Dépose tous les fonds qu’il a en main dans une institution bancaire désignée par le comité de parents ;
· Est cosignataire avec deux autres personnes, dont au moins un membre du comité de parents du réseau, de toutes les transactions bancaires ;
· Prépare le rapport financier qui doit être soumis, pour adoption, aux membres en même temps que le rapport annuel ;
· Prépare les prévisions budgétaires ;
· Doit d’office, à la fin de son mandat, transmettre à son successeur tous les documents et biens appartenant au comité de parents et qui étaient sous sa responsabilité.
2.4.4 Représentants au Comité central de parents de la CSDM
· Représentent le comité de parents du réseau ;
· Consultent le comité de parents du réseau et rendent compte de leurs prises de position ;
· Informent le comité central de parents sur les activités du comité de parents ainsi que sur les besoins perçus de l’ensemble des parents au niveau du réseau, avec le souci d’identifier les problèmes d’intérêt général ;
· Informent le comité de parents sur les activités du comité central de parents et assurent la collaboration nécessaire entre eux ;
· Assurent la diffusion de l’information ;
· Informent le comité de parents du réseau afin que celui-ci prenne une position plus éclairée lors des consultations du comité central de parents.
2.4.5 Représentants de quartier
· Doivent promouvoir la participation des membres de leur quartier aux réunions en leur téléphonant avant chaque réunion pour leur rappeler la date de la réunion et pour s’informer des réalisations de chacun des conseils d’établissement ;
· Doivent être disponible pour aider les représentants des conseils d’établissement de leur quartier ;
· Doivent transmettre les attentes des parents de leur quartier ;
· Animent des ateliers lors des réunions du comité de parents, s’il y a lieu ;
· Accueillent les représentants de leur quartier lors des réunions du comité de parents ;
· Représentent les conseils d’établissements de leur quartier lors des réunions de l’exécutif du comité de parents.
2.4.6 Secrétaire administratif
· Rédige les convocations, les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions ;
· Rédige et expédie la correspondance et en garde une copie dans les archives ;
· Apporte aux réunions, la documentation nécessaire à l’étude des points à l’ordre du jour ;
· Fournit aux parents du réseau de l’information sur les sujets qui lui sont soumis en y répondant lui-même ou en référant les parents à la personne qui pourra le mieux leur répondre ;
· Doit d’office, à la fin de son mandat, transmettre à son successeur tous les documents et biens appartenant au comité de parents et qui étaient sous sa responsabilité.
N.B. : Le secrétaire administratif n’a pas droit de vote puisqu’il n’est par un membre élu mais engagé par le comité central de parents, sur recommandation du CPR ou de son exécutif.
CHAPITRE 3 – Les règles de fonctionnement
Pour un bon fonctionnement du comité de parents, la discipline individuelle et collective est indispensable.
3.1 Les réunions régulières du comité de parents doivent débuter à l’heure mentionnée sur l’avis de convocation, habituellement à 19h30.
3.2 L’ordre du jour peut être revu à 22h00 et certains articles reportés à la réunion suivante, s’il y a lieu.
3.3 À moins d’urgence*, un représentant qui veut présenter une proposition doit en aviser les membres du comité de parents lors de la réunion précédente. L’annonce de la proposition sera reçue au point « Avis de proposition » prévu à l’ordre du jour de chacune des réunions.
Cette proposition devra parvenir au secrétariat des parents du réseau durant la semaine suivante. Dès que le comité de parents recevra la proposition, elle sera inscrite à l’ordre du jour de la prochaine réunion exécutive, le texte de la proposition sera annexé au projet d’ordre du jour pour en permettre l’étude et, s’il y a lieu, la consultation des parents des conseils d’établissement par leur représentant au comité de parents.
* Les membres du comité de parents décident s’il y a urgence.
3.4 Si les représentants désirent porter à l’attention du comité de parents des sujets pouvant amener une discussion et/ou une recommandation, ils devront en aviser, si possible, le secrétariat du comité de parents du réseau au moins sept (7) jours avant la tenue de la réunion, afin de le prévoir à l’ordre du jour.
3.5 Le point « Divers » à l’ordre du jour de chaque réunion ne sert qu’à permettre la diffusion de courtes informations d’intérêt général. CES SUJETS NE DEVRAIENT JAMAIS ENTRAÎNER DE DISCUSSION.
3.6 Les substituts aux représentants des conseils d’établissement sont invités aux réunions du comité de parents, ils ont le droit de parole, mais ne peuvent voter que lorsqu’ils remplacent leur représentant.
3.7 Les décisions sont prises à la majorité des membres qui votent. Si un représentant demande le vote secret, le président doit acquiescer à sa demande.
N.B. : Les membres qui s’abstiennent de voter ne sont pas considérés dans le calcul du vote. Cependant, le total des votes pour ou contre ne doit pas être inférieur au nombre d’abstentions. Si tel était le cas, la proposition deviendrait caduque.
3.8 Lors d’une même réunion, la révocation de toute résolution adoptée exige l’accord des deux tiers des votants.
CHAPITRE 4 – Élection des membres de l’exécutif du comité de parents du réseau
4.1 Date et lieu
Chaque année, entre le 1er et le 30 octobre, le président du comité de parents, ou le vice – président ou à défaut la direction du réseau, convoque au réseau, par écrit, les représentants des conseils d’établissement du réseau à une réunion, afin qu’ils élisent les membres de l’exécutif du comité de parents du réseau.
4.2 Formation de l’exécutif
Le comité de parents forme un exécutif composé de :
· 1 président, siège d’office à l’exécutif du Comité central de parents mais peut déléguer un autre membre au Conseil Central des parents.
· 3 autres représentants au Comité central de parents. (Parmi les 4 représentants au comité central de parents, il serait préférable que 2 proviennent du niveau primaire et 2 du niveau secondaire).
· 4 représentants de quartier
Le vice-président et le trésorier du comité de parents sont choisis parmi les membres élus au sein de l’exécutif, et si possible, parmi ceux siégeant au Comité central de parents.
Les représentants désignent également leur représentant à l’assemblée générale de la FCPQ, mais celui-ci ne fait pas nécessairement partie de l’exécutif du comité de parents.
4.3 Réglementation concernant les élections
4.3.1 Conditions d’éligibilité
· Avoir été élu au conseil d’établissement de son école par l’assemblée générale des parents.
· Avoir complété et signé un formulaire de mise en candidature ;
· Pour les postes de représentants de quartier, il faut être représentant d’une école du quartier pour lequel on pose sa candidature. Si un poste de représentant de quartier reste vacant, on comblera le poste en ouvrant les candidatures à l’ensemble des représentants.
Pour être représentant d’un ordre d’enseignement au CCP, il faut être représentant d’une école dudit ordre d’enseignement. Toutefois, si un poste reste vacant, les candidatures seront ouvertes à l’ensemble des représentants.
4.3.2 Procédures d’élection
4.3.2.1 Choix des officiers d’élection
L’assemblée choisit :
· Un président d’élection (sans droit de vote)
· Deux scrutateurs
· Un secrétaire d’élection
N.B. : Si les scrutateurs et le secrétaire d’élection sont des représentants des conseils d’établissement, ils conservent leur droit de vote.
4.3.2.2 Ordre d’élection
L’élection des membres du comité exécutif se fait comme suit :
· Élection de la présidence ;
· Élection des 3 autres représentants au Comité central des parents ;
· Élection des représentants de quartier ;
· Élection d’un substitut aux 4 représentants au CCP
· Élection du représentant à la FCPQ.
· Élection du vice-président et du trésorier parmi les membres siégeant à l’exécutif.
4.3.3 Élections
Le président d’élection :
· Reçoit les formulaires de mise en candidature dûment complétés et signés ;
· Procède à l’élection selon les procédures établies par les membres du comité de parents ;
· Proclame les élus.
N.B. : Les candidats peuvent demander le nombre de votes qu’ils ont reçus.
4.3.4 Procédure de vote
· Il y a vote si le nombre de mises en candidature dépasse le nombre requis pour chacun des postes à élire. Le président d’élection accordera à chaque candidat une période de trois (3) minutes pour son allocution. L’ordre des présentations se fera par tirage au sort.
· Le vote se fera au scrutin secret.
· Est élu, à chaque poste, le candidat qui obtient la majorité simple des voix.
Dans le cas d’égalité des voix, on procède à un autre tour de scrutin. Si l’égalité persiste, le président déclare élu le candidat que le tirage au sort favorise. Entre chaque tour de scrutin, on accordera un nouveau droit de parole aux candidats toujours en lice (une minute sera alors accordée).
Tout candidat défait à un poste peut poser sa candidature à un autre poste. Pour ce faire, il en avise verbalement le président d’élection.
N.B. : Avant chaque élection, les représentants peuvent décider d’ajouter à l’ordre du jour une période de questions aux candidats.
Une résolution des représentants décidera de la façon dont on disposera des bulletins de vote.
4.4 Représentants à l’exécutif
4.4.1 Exclusion
Un membre de l’exécutif peut être démis de ses fonctions par le comité de parents, sur recommandation de l’exécutif, après un total de trois (3) absences non motivées ou cinq (5) absences motivées aux réunions de l’exécutif ou aux réunions du comité de parents. Cependant, il est entendu que celui-ci demeure représentant au comité de parents.
De plus, pour des motifs très sérieux, le comité de parents peut démettre un membre de l’exécutif de ses fonctions avec l’accord du 2/3 des membres votants.
4.4.2 Remplacement de poste vacant
Le comité de parents doit combler les postes vacants dans les plus brefs délais.
CHAPITRE 5 – Les sous-comités
5.1 Formation
Des sous-comités pourront être formés, selon les besoins, pour remplir des tâches assignées par le comité de parents ou par son exécutif.
5.2 Rapport des sous-comités
Tout sous-comité doit présenter un rapport écrit de ses activités à l’exécutif du comité de parents et, s’il y a lieu, au comité de parents par la suite.
Le responsable du sous-comité compose les lettres, documents de travail ou rapport afin d’alléger la tâche du président ou du secrétaire ; il les transmet pour rédaction au secrétaire dans un délai raisonnable.
CHAPITRE 6 – Politique des dépenses et pouvoirs bancaires
6.1 Frais de déplacement
Tout représentant délégué par le Comité des parents ou son exécutif à une activité qui occasionne des frais autorisés par le comité de parents ou son exécutif sera remboursé dans les trente (30) jours suivant ladite activité sur présentation de pièces justificatives.
6.2 Autorisation des dépenses
Tout en respectant le budget adopté par le comité de parents, les signataires* du compte bancaire sont autorisés à effectuer le paiement de dépenses n’excédant pas 100,00 $ afin de remplir un mandat déjà défini par l’exécutif. Dans le cas de sommes variant entre 101,00 et 200,00 $, ils doivent obtenir l’autorisation de l’exécutif avant d’effectuer la dépense. Les dépenses excédant 200,00 $ doivent être autorisées par le comité de parents dans le cadre d’une résolution.
Trois (3) personnes sont cosignataires, dont deux (2) au moins sont membres du comité de parents du réseau. La troisième personne peut être le secrétaire administratif.
Des sous-comités pourront être formés, selon les besoins, pour remplir des tâches assignées par le comité de parents ou par son exécutif.
5.2 Rapport des sous-comités
Tout sous-comité doit présenter un rapport écrit de ses activités à l’exécutif du comité de parents et, s’il y a lieu, au comité de parents par la suite.
Le responsable du sous-comité compose les lettres, documents de travail ou rapport afin d’alléger la tâche du président ou du secrétaire ; il les transmet pour rédaction au secrétaire dans un délai raisonnable.
CHAPITRE 6 – Politique des dépenses et pouvoirs bancaires
6.1 Frais de déplacement
Tout représentant délégué par le Comité des parents ou son exécutif à une activité qui occasionne des frais autorisés par le comité de parents ou son exécutif sera remboursé dans les trente (30) jours suivant ladite activité sur présentation de pièces justificatives.
6.2 Autorisation des dépenses
Tout en respectant le budget adopté par le comité de parents, les signataires* du compte bancaire sont autorisés à effectuer le paiement de dépenses n’excédant pas 100,00 $ afin de remplir un mandat déjà défini par l’exécutif. Dans le cas de sommes variant entre 101,00 et 200,00 $, ils doivent obtenir l’autorisation de l’exécutif avant d’effectuer la dépense. Les dépenses excédant 200,00 $ doivent être autorisées par le comité de parents dans le cadre d’une résolution.
Trois (3) personnes sont cosignataires, dont deux (2) au moins sont membres du comité de parents du réseau. La troisième personne peut être le secrétaire administratif.
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