Par le Service des ressources financières de la CSDM
Novembre 2010
L'équipe du Service des ressources financières (SRF) est fiére de vous préseuter un nouveau numéro de son bulletin d'information produit à l'intention des parents membres des conseils d'établlssement (CÉ) de la formation générale des jeunes. À l'instar des numéros diffusés l'an dernier, ce bulletin permet:
- de favoriser une meilleure compréhension du processus budgétaire de la Commission scolaire de Montréal (CSDM);
- de répondre aux questions fréquemment posées au regard des ressources financières;
- de constituer un cahier de référence convivial pour les membres des CÉ.
Il est possible de consulter les bulletins d'information à l'intention des parents membres des CÉ produits au cours de l'année scolaire 2009-2010 sur le site de la CSDM, sous La CSDM/La CSDM en chiffres/Budget/Publications.
Le bulletin d'information sera remis aux présidences des CÉ par les directions d'établissement et au Comité central des parents. Les publications du SRF peuvent être conservées et ainsi constituer une source de référence pour les membres des comités visés de même que contribuer à faciliter le transfert des connaissances aux nouveaux membres.
Nous espérons que ce bulletin répondra à vos attentes. Nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires ou de vos questions ou encore à suggérer des sujets à traiter à l'adresse suivante: fmances@csdm.qc.ca.
Bonne lecture!
La directrice du Service des ressources fmancières,
Joëlle Laforest
Les travaux de fin d'année fmancière - Quels sont-ils?
Au courant des mois d'août, de septembre et d'octobre, le Service des ressources financières s'affaire à différents travaux afin de clore les activités financières de l’année scolaire venant de prendre fin.
L’élaboration des états financiers
Le premier travail consiste à élaborer les états financiers selon certaines normes et dans un format prescrit par le ministère de l'Éducation, du Loisir ct du Sport (MELS). Les vérificateurs externes doivent valider le travail effectué par le personnel de la Commission scolaire dans ce domaine avant d'acheminer le tout au MELS. Toutes les activités fmancières d'une année scolaire des établissements, des réseaux et des services centraux sont présentés dans les états financiers de la Commission scolaire. Il s'agit d'un travail effectué exclusivement par le Service des ressources financières une fois que toutes les unités administratives, incluant les établissements scolaires, ont cessé leurs opérations financières pour ladite année scolaire.
Calcul des résultats financiers (surplus/déficits)
Le second travail effectué par l'équipe du Service des ressources financières est le calcul du surplus ou du déficit de· toutes les unités administratives de la Commission scolaire. Les règles qui sous-tendent ce calcul sont élaborées par la Commission scolaire. La Commission scolaire doit cependant se conformer aux critères établis par le MELS, en ce qui concerne, par exemple, la reconduction ou non du solde d'une mesure ou d'un programme, et ce, plus particulièrement depuis l'entrée des commissions scolaires dans le périmètre comptable de la province. Bien que les surplus ne soient désormais plus reportables à l'année scolaire suivante, le calcul des surplus/déficits demeure un exercice important pour la Commission scolaire. En effet, cet exercice permet de connaître la situation financière de chacune des unités administratives et amène les gestionnaires à bien définir leur gestion financière d'une année à l'autre. (Voir Volume 1-Numéro 2 - mai 2010)
L'équipe du Service des ressources financières (SRF) est fiére de vous préseuter un nouveau numéro de son bulletin d'information produit à l'intention des parents membres des conseils d'établlssement (CÉ) de la formation générale des jeunes. À l'instar des numéros diffusés l'an dernier, ce bulletin permet:
- de favoriser une meilleure compréhension du processus budgétaire de la Commission scolaire de Montréal (CSDM);
- de répondre aux questions fréquemment posées au regard des ressources financières;
- de constituer un cahier de référence convivial pour les membres des CÉ.
Il est possible de consulter les bulletins d'information à l'intention des parents membres des CÉ produits au cours de l'année scolaire 2009-2010 sur le site de la CSDM, sous La CSDM/La CSDM en chiffres/Budget/Publications.
Le bulletin d'information sera remis aux présidences des CÉ par les directions d'établissement et au Comité central des parents. Les publications du SRF peuvent être conservées et ainsi constituer une source de référence pour les membres des comités visés de même que contribuer à faciliter le transfert des connaissances aux nouveaux membres.
Nous espérons que ce bulletin répondra à vos attentes. Nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires ou de vos questions ou encore à suggérer des sujets à traiter à l'adresse suivante: fmances@csdm.qc.ca.
Bonne lecture!
La directrice du Service des ressources fmancières,
Joëlle Laforest
Les travaux de fin d'année fmancière - Quels sont-ils?
Au courant des mois d'août, de septembre et d'octobre, le Service des ressources financières s'affaire à différents travaux afin de clore les activités financières de l’année scolaire venant de prendre fin.
L’élaboration des états financiers
Le premier travail consiste à élaborer les états financiers selon certaines normes et dans un format prescrit par le ministère de l'Éducation, du Loisir ct du Sport (MELS). Les vérificateurs externes doivent valider le travail effectué par le personnel de la Commission scolaire dans ce domaine avant d'acheminer le tout au MELS. Toutes les activités fmancières d'une année scolaire des établissements, des réseaux et des services centraux sont présentés dans les états financiers de la Commission scolaire. Il s'agit d'un travail effectué exclusivement par le Service des ressources financières une fois que toutes les unités administratives, incluant les établissements scolaires, ont cessé leurs opérations financières pour ladite année scolaire.
Calcul des résultats financiers (surplus/déficits)
Le second travail effectué par l'équipe du Service des ressources financières est le calcul du surplus ou du déficit de· toutes les unités administratives de la Commission scolaire. Les règles qui sous-tendent ce calcul sont élaborées par la Commission scolaire. La Commission scolaire doit cependant se conformer aux critères établis par le MELS, en ce qui concerne, par exemple, la reconduction ou non du solde d'une mesure ou d'un programme, et ce, plus particulièrement depuis l'entrée des commissions scolaires dans le périmètre comptable de la province. Bien que les surplus ne soient désormais plus reportables à l'année scolaire suivante, le calcul des surplus/déficits demeure un exercice important pour la Commission scolaire. En effet, cet exercice permet de connaître la situation financière de chacune des unités administratives et amène les gestionnaires à bien définir leur gestion financière d'une année à l'autre. (Voir Volume 1-Numéro 2 - mai 2010)
L'information financière - Quand doit-elle être présentée au CÉ?
La direction d'établissement doit déposer au CÉ les formulaires institutionnels intitulés Situation financière de l'établissement - sommaire CÉ et Situation financière de l'établissement – détail minimalement trois fois par année:
- Au dépôt du budget pro forma, avec le rapport « Préparation budgétaire d'un établissement » (mai)
- Après le dépôt des résultats financiers (octobre-novembre)
- Après les rajustements budgétaires (janvier)
Les services de garde - Comment sont-ils financés?
Les services de garde sont financés par deux sources: le MELS et les parents. L'allocation provenant du MELS est accordée pour tous les enfants inscrits et présents sur une base régulière, au 30 septembre.
Pour être considéré comme inscrit sur une base régulière, l'élève doit fréquenter le service de garde tous les jours, minimalement pendant deux périodes d'ouverture du service de garde, soit avant les cours, le midi ou encore après les cours. Les grands principes du financement des services de garde sont les suivants:
- Les 45 premiers enfants inscrits au service de garde génèrent une allocation plus généreuse à l'établissement que les suivants.
- Lorsque le service de garde est situé dans un secteur où l'indice économique est considéré comme défavorisé, une allocation est accordée afin d'offrir des collations aux enfants.
- Les services de garde accueillant des enfants reconnus comme handicapés ou en difficulté d'adaptation ou d'apprentissage peuvent recevoir au besoin une allocation supplémentaire du réseau. Le MELS accorde à la Commission cette allocation qui est gérée par les réseaux (le montant varie selon le code d'handicap ou de difficulté et selon la fréquentation de l'enfant).
- Une allocation supplémentaire est accordée au service de garde s'il accueille des enfants du programme de maternelle pour enfant de 4 ans.
- Pour les journées pédagogiques et la semaine de relâche, le service de garde reçoit une allocation journalière par enfant inscrit et présent, Pour être admissible, l'enfant n'est pas tenu de fréquenter le service de garde sur une base régulière ou sporadique au courant de l'année scolaire.
Pour que le MELS accepte de financer un service de garde, la contribution financière exigée des parents ne doit pas dépasser:
- 7 $ par jour pour les journées normales et les journées pédagogiques
- 14 $ par jour pour la semaine de relâche
Le MELS accorde une somme de 14,95 $ par jour pour les journées pédagogiques et, de 7,95 $ par· jour pour la semaine de relâche, tandis qu'il verse une moyenne de 752$ par année pour chaque enfant régulier.
Qu'advient-il des remises annuelles consenties par les fournisseurs homologués?
La CSDM, à titre de gestionnaire responsable, doit revisiter périodiquement ses pratiques pour être en mesure d'accomplir les nombreuses tâches relevant de sa responsabilité, et ce, de la façon la plus efficiente possible. De ce fait, il a été décidé de revoir le mode de traitement des remises annuelles consenties par les fournisseurs homologués. Les objectif.<; sont de minimiser les coûts d'opération relatifs au traitement de ces remises et de maximiser le bénéfice au profit de l'ensemble des établissements de la CSDM.
Il importe de préciser que la CSDM homologue des fournisseurs pour des familles de produits au moyen de commandes ouvertes. Ce mode d'approvisionnement prévoit la possibilité d'obtenir une remise annuelle d'un fournisseur homologué sous forme de pourcentage accordé annuellement à la CSDM, à la condition que certains volumes d'achat soient atteints par l'ensemble des unités de la CSDM. Auparavant, les remises annuelles étaient réparties et distribuées à l'ensemble des unités administratives au prorata des achats effectués par ces dernières.
Au cours de l'année 2009-2010, une nouvelle orientation était retenue par l'administration de la CSDM. Elle visait à utiliser les remises annuelles pour faire face à certaines dépenses en vue de faciliter la transition vers le nouveau cadre financier. Par exemple, ces sommes ont été utilisées pour:
- La contribution financière du budget consolidé de la CSDM pour les projets d'embellissement des cours d'école
- Le soutien aux établissements qui avaient des engagements fermes
Pour l'année 2010-2011, de nouvelles orientations seront retenues et communiquées ultérieurement.
Concrètement, cela signifie que les remises annuelles consenties ne sont plus réparties à l'ensemble des unités administratives. Les revenus générés par ces remises sont maintenant considérés comme un bien commun au profit des établissements scolaires.
À titre indicatif, la somme des remises versées annuellement à une école représentait moins de 400 $. Dans le cas d'une école primaire, la remise totalisait en moyenne 250 $ pour l'école et 105 $ pour son service de garde.
La direction d'établissement doit déposer au CÉ les formulaires institutionnels intitulés Situation financière de l'établissement - sommaire CÉ et Situation financière de l'établissement – détail minimalement trois fois par année:
- Au dépôt du budget pro forma, avec le rapport « Préparation budgétaire d'un établissement » (mai)
- Après le dépôt des résultats financiers (octobre-novembre)
- Après les rajustements budgétaires (janvier)
Les services de garde - Comment sont-ils financés?
Les services de garde sont financés par deux sources: le MELS et les parents. L'allocation provenant du MELS est accordée pour tous les enfants inscrits et présents sur une base régulière, au 30 septembre.
Pour être considéré comme inscrit sur une base régulière, l'élève doit fréquenter le service de garde tous les jours, minimalement pendant deux périodes d'ouverture du service de garde, soit avant les cours, le midi ou encore après les cours. Les grands principes du financement des services de garde sont les suivants:
- Les 45 premiers enfants inscrits au service de garde génèrent une allocation plus généreuse à l'établissement que les suivants.
- Lorsque le service de garde est situé dans un secteur où l'indice économique est considéré comme défavorisé, une allocation est accordée afin d'offrir des collations aux enfants.
- Les services de garde accueillant des enfants reconnus comme handicapés ou en difficulté d'adaptation ou d'apprentissage peuvent recevoir au besoin une allocation supplémentaire du réseau. Le MELS accorde à la Commission cette allocation qui est gérée par les réseaux (le montant varie selon le code d'handicap ou de difficulté et selon la fréquentation de l'enfant).
- Une allocation supplémentaire est accordée au service de garde s'il accueille des enfants du programme de maternelle pour enfant de 4 ans.
- Pour les journées pédagogiques et la semaine de relâche, le service de garde reçoit une allocation journalière par enfant inscrit et présent, Pour être admissible, l'enfant n'est pas tenu de fréquenter le service de garde sur une base régulière ou sporadique au courant de l'année scolaire.
Pour que le MELS accepte de financer un service de garde, la contribution financière exigée des parents ne doit pas dépasser:
- 7 $ par jour pour les journées normales et les journées pédagogiques
- 14 $ par jour pour la semaine de relâche
Le MELS accorde une somme de 14,95 $ par jour pour les journées pédagogiques et, de 7,95 $ par· jour pour la semaine de relâche, tandis qu'il verse une moyenne de 752$ par année pour chaque enfant régulier.
Qu'advient-il des remises annuelles consenties par les fournisseurs homologués?
La CSDM, à titre de gestionnaire responsable, doit revisiter périodiquement ses pratiques pour être en mesure d'accomplir les nombreuses tâches relevant de sa responsabilité, et ce, de la façon la plus efficiente possible. De ce fait, il a été décidé de revoir le mode de traitement des remises annuelles consenties par les fournisseurs homologués. Les objectif.<; sont de minimiser les coûts d'opération relatifs au traitement de ces remises et de maximiser le bénéfice au profit de l'ensemble des établissements de la CSDM.
Il importe de préciser que la CSDM homologue des fournisseurs pour des familles de produits au moyen de commandes ouvertes. Ce mode d'approvisionnement prévoit la possibilité d'obtenir une remise annuelle d'un fournisseur homologué sous forme de pourcentage accordé annuellement à la CSDM, à la condition que certains volumes d'achat soient atteints par l'ensemble des unités de la CSDM. Auparavant, les remises annuelles étaient réparties et distribuées à l'ensemble des unités administratives au prorata des achats effectués par ces dernières.
Au cours de l'année 2009-2010, une nouvelle orientation était retenue par l'administration de la CSDM. Elle visait à utiliser les remises annuelles pour faire face à certaines dépenses en vue de faciliter la transition vers le nouveau cadre financier. Par exemple, ces sommes ont été utilisées pour:
- La contribution financière du budget consolidé de la CSDM pour les projets d'embellissement des cours d'école
- Le soutien aux établissements qui avaient des engagements fermes
Pour l'année 2010-2011, de nouvelles orientations seront retenues et communiquées ultérieurement.
Concrètement, cela signifie que les remises annuelles consenties ne sont plus réparties à l'ensemble des unités administratives. Les revenus générés par ces remises sont maintenant considérés comme un bien commun au profit des établissements scolaires.
À titre indicatif, la somme des remises versées annuellement à une école représentait moins de 400 $. Dans le cas d'une école primaire, la remise totalisait en moyenne 250 $ pour l'école et 105 $ pour son service de garde.
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